LEZIONI – e-mail e comunità – 4

Di Riccardo Poggi

Quarta parte: cosa – il contenutoemail-4-Immagine articolo

Finalmente, in questa quarta lezione, intratterrò i miei lettori sul “cosa” del nostro messaggio e-mail.

Per chi avesse perso qualcosa, ecco i tre articoli predicenti con il collegamento:

Prima parte: cos’è e come è fatta la mail

Seconda parte: perché – l’”oggetto”

Terza parte: dove – A: Cc: Ccn

Abbiamo visto il “Perché” e il “Dove”.

Non parleremo del “Chi”, ossia il campo “Da”, che è compilato  automaticamente; e non parliamo del “Quando”, ossia la data del messaggio  (ma qualche notiziola anche su questi campi non guasterebbe, magari facciamo dopo).

Oggi, comunque, vediamo il “COSA”.

Abbiamo deciso a chi scrivere, abbiamo deciso, magari dopo lunga riflessione, “perché” scrivere (e speriamo d’averci azzeccato). Ora inseriamo il nostro testo.

Un messaggio mail può servire per tanti scopi: un’informazione, un invito, una domanda, una richiesta di aiuto, una segnalazione, una richiesta di commenti a un documento, un invio di documenti, fino alla vera e propria letteraemail-4-1-Lettera (dai contenuti più o meno personali) che si utilizzava un tempo (credo che ormai la “carta da lettere” sia diventata un oggetto per appassionati, quasi come la stilografica).

L’idea della lettera mi porta ad anticipare un concetto su cui ritorneremo più avanti.

Perché la mail, attenzione, non è come una lettera. È come email-4-2-Cartolinauna cartolina. O, per dirla meglio, non è una busta chiusa, ma una busta aperta.

Quindi: attenzione a ciò che vi scriviamo. Se vogliamo essere sicuri che il contenuto non venga letto da altri che non sia il destinatario, accordiamoci col destinatario e usiamo un sistema sicuro (ne parleremo più avanti).

Detto questo, proprio perché i contenuti sono di diverso tipo, sarà diverso anche il modo di scriverli. Ricordiamo però una cosa: la mail sarà letta sul computer o sullo smartphone o tablet, di fronte ai quali (diciamo “purtroppo”, ma è un fatto) tutti tendono ad essere frettolosi, anche molto frettolosi.

La mail dovrebbe essere breve. Dedichiamo un po’ di tempo a scriverla, allo scopo di abbreviarla. Blaise Pascal, nel 1656, scrisse, per scusarsi di una lettera un po’ lunga: “Je n’ai fait celle-ci plus longue que parce que je n’ai pas eu le loisir de la faire plus courte”. Ossia, tradotto liberamente:Ho scritto una lettera lunga perché non ho avuto il tempo per renderla più breve”.

Questo vale per ogni testo (mentre scrivo questo per voi, torno sul paragrafo precedente e trovo parole superflue, che elimino subito. Poi rileggerò nuovamente alla fine, e toglierò ancora). Per la mail è ancora più importante. Studi sulla “lettura a schermo” indicano che le pagine non sono lette, ma “percorse” alla ricerca di ciò che interessa, e che quasi sempre ci si interrompe a metà del testo, o addirittura prima.

Contenuto

Il saluto iniziale

Gli “estremisti della brevità” mettono all’inizio solo il nome del destinatario senza preamboli: “Piero. Ecco il testo che mi hai chiesto. Saluti”  (un’usanza delle prime mail, scritte in ambito universitario e in istituti di ricerca).

Però, un buongiorno o buonasera o un ciao, specie per noi italiani, è comunque gradito: “Buongiorno sig. Parodi”, “Ciao Anastasia”, o anche “Ciao a tutti”, o in confidenza “Caro Melchiorre”, “Carissima Angelica”.

Riferimenti

Se questa mail è una risposta a una richiesta (magari telefonica), diciamolo subito (“Ti scrivo riguardo alla domanda che mi hai fatto per telefono”; “Con riferimento alla mail di Baldassarre del 6 gennaio”…). Questo facilita l’interlocutore, magari sommerso da mille impegni e centinaia di messaggi, e lo mette a suo agio (…ricordiamoci che, oltre a noi, ci sono anche altre persone nella sua vita).

Ringraziamento o scuse

Può essere cortese ringraziare del messaggio ricevuto (non occorre, se il messaggio cui si risponde è pura formalità, ad esempio un sollecito per il pagamento dell’amministrazione: ma in questo caso il ringraziamento è sostituito dalle scuse…). Quindi, un “Grazie per la tua mail” non guasta.

Scusiamoci, se abbiamo tardato nella risposta.

Lo scopo del messaggio

Subito la cosa importante: lo scopo del messaggio – anticipato dal famoso “Oggetto”, di cui abbiamo parlato, ma qui va descritto meglio (“Ti scrivo per un tuo parere su quanto ti allego”; “Vi informo sui prossimi appuntamenti della Comunità”). Evitiamo di voler essere originali a tutti i costi, preserviamo la chiarezza. Certi inizi di messaggio sembrano un po’ una caccia al tesoro: ma lo scopo della mail non è stimolare l’intuizione del destinatario.

Il corpo del messaggio

Qui, solo alcuni concetti:

  • Non troppe cose in un messaggio solo. Piuttosto, scriviamo un secondo messaggio se abbiamo due argomenti importanti.
  • Dividiamo in paragrafi se possiamo, a vantaggio della leggibilità.
  • Usiamo pure qualche grassetto se è utile (ma ricordiamo che a volte questo va perduto quando la mail viene inoltrata, o su qualche programma di posta particolare)
  • Evitiamo animazioni e troppi colori, che rendono il messaggio difficile da leggere
  • Diamo una ragione per quanto includiamo nel messaggio. Si vedono messaggi ottenuti da una serie di notizie copiate da vari siti, senza un elenco iniziale che aiuti a districarsi (inutile dire che questi messaggi vengono facilmente ignorati o cancellati).
  • Non mandiamo messaggi con dentro soltanto un allegato preso da qualche parte, o un link, e nient’altro. Chi legge (oppure il sistema antispam della mail) potrebbe pensare che si tratti di una mail inviata in automatico e quindi eliminarla o bloccarla (vale quanto sopra: diciamo il perché: “Ho trovato interessante questo articolo per questo e quest’altro motivo. Mi farebbe piacere conoscere il tuo parere”).

Conclusione

Diciamo o ripetiamo in breve cosa ci aspettiamo, e – specie in ambito lavorativo – per quando lo aspettiamo (“Fammi sapere”; “Rimango in attesa dei vostri commenti entro lunedì prossimo”; “Aspetto una tua mail con i documenti, possibilmente in settimana”).

Firma

Non dimentichiamo di firmare, su una nuova riga, staccata dalla precedente. Non è solo questione di buona educazione. Serve anche nel caso in cui il nostro indirizzo mail non sia “parlante” (acronimi, soprannomi, indirizzi condivisi con altri), e comunque rimarrà nel corpo della mail in caso di inoltri e di copia-incolla.

Una buona scrittura

Qualche regola importante su “come scrivere”. La mail è una delle poche occasioni che ci sono rimaste per esercitare la nobile arte della scrittura. Approfittiamone. Chi legge, ce ne sarà grato.

Principio fondamentale: la mail non è un SMS e non è una chat. email-4-3-SmartphoneDi norma, non va scritta di fretta. Anche gli smartphone permettono di scrivere le parole intere, con facilitazioni per trovarle.  Evitiamo le abbreviazioni (vs invece di vostro: non è una lettera commerciale, “nn” invece di “non”); le orripilanti “k” (ke invece di che, xké invece di perché, kiamami invece di chiamami…).

Altro principio: la punteggiatura non è stata inventata per gioco. Usiamo le maiuscole a inizio frase, le virgole dove serve, e i punti interrogativi a fine domanda.  Non scriviamo tutto maiuscolo (oltre a essere orribile da vedere, nella tradizione internet equivale ad URLARE).

Evitiamo quell’orrenda forma di domanda con il “Se”, che lascia sospesi: “Se mi mandi il libro”. Sì, se ti mando il libro cosa? Voleva dire: “Per favore mandami il libro”. Se vuoi iniziare con “Se”, dì così: “Se mi mandi il libro, te ne sarò grato”.

Usiamo un correttore ortografico per eliminare gli errori di battitura.

Allegati

La mail consente di inserire allegati. Possono essere immagini (foto, ad esempio) o testi. Ci sono alcune regole.

Dimensioni

Anche se ormai i programmi di posta non mettono limiti stringenti, è buona regola non inviare allegatiemail-4-4-Allegati pesanti. Un tempo questo era dovuto alla lentezza della rete e ai limiti dei programmi. Adesso occorre invece pensare soprattutto alle limitazioni di “banda dati utilizzata” degli smartphone: se mando un allegato grosso, faccio consumare una percentuale consistente del suo Giga o dei suoi 2 Giga al mio destinatario. Se vi interessa, potremo spiegare come ridurre le dimensioni delle foto per inviarle, in altra occasione. (foto di https://www.flickr.com/photos/staffanscherz/ licenza: https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/)

Il formato del file di testo allegato

Se è pdf è meglio, perché non tutti riescono a leggere il formato “doc” o “docx” di Microsoft Word (un problema che c’era sui PC; e si ripropone sugli smartphone).

Il contenuto degli allegati

Anticipo una questione di sicurezza (ne parleremo più avanti se il capo redattore lo concederà): non mettiamo dati riservati, come indirizzi, numeri telefono, date di nascita, e-mail negli allegati. Purtroppo è pratica molto comune inviare fogli “Excel” con serie di nominativi, e so che non inviarli sembra una limitazione notevole.

So anche che la “cultura social” ormai imperante, con il trionfo di Facebook, ha distrutto il concetto di privacy. Ma il principio rimane.

Ricordando il concetto della cartolina, e sapendo che ci sono gli errori di invio (vi ho già detto che ricevo spesso e-mail intese per altri, e sarà successo anche a voi), i virus che inoltrano le mail, credo che sia piuttosto chiaro che questi nominativi potrebbero andare ovunque. Anche su questo (se lo chiederete nei commenti), potremo dare qualche suggerimento.

Utilità di un allegato pdf

Può essere opportuno scrivere una breve mail del tipo: “Ciao Gaspare, ti mando la mia lettera nel pdf allegato”, inserendo tutto il nostro messaggio in un file pdf.

Questo va bene specie per messaggi lunghi (appunto, una lettera) che il destinatario potrebbe decidere di stampare e leggere con comodo su carta. Va bene se ci teniamo alla forma e impaginazione precisa del nostro testo.

Va bene ovviamente se inviamo un curriculum, che potrà essere estratto ed archiviato.

Va bene anche quando il destinatario condivide l’indirizzo e-mail con altra persona della famiglia (però io suggerisco sempre di crearsi un indirizzo mail personale, non costa nulla), e si vuole salvaguardare una “privacy minimale”,  dicendo nella mail “Personale per Eloisa”. Il marito Duccio, di buon senso, eviterà di aprire il pdf (… o lo aprirà proprio perché “personale”, .ma questo sarebbe un altro discorso…).

Prima di inviare

Prima di inviare, ci sono alcune cose da fare, non troppo ovvie, ma importanti e tutte da me sperimentate “sulla mia pelle”.

Prima regola: rileggere la mail. Questo ci può far scoprire errori di battitura, frasi incomprensibili, lungaggini, dimenticanze.

Seconda regola: rileggere i destinatari con calma, gli automatismi fanno brutti scherzi. E ripensiamo bene se proprio tutti devono ricevere la mail, o viceversa abbiamo dimenticato qualcuno. Un buon sistema (per evitare di inviare per errore una mail non finita) sarebbe scrivere prima oggetto e testo e solo alla fine aggiungere i destinatari.

Terza regola (questa sembra strana ma va applicata): riaprire gli allegati da dentro la bozza. Di recente ho mandato al mio capo una minuta di riunione proponendo di inviarla ai partecipanti. Dice “non mi pare il caso” (e ci avevo dedicato del tempo, a scriverle con cura). Dopo, scoprii che gli avevo inviato gli appunti scritti in riunione alla rinfusa, che avevano un titolo simile: il mio errore era di non aver riaperto l’allegato (chiarito l’equivoco, inviai le minute giuste).

Quarta regola: si applica in questi casi: la mail è stata preparata alla sera di fretta e non si ha tempo di applicare le norme 1, 2 e 3; oppure la mail è stata scritta “di getto”, con un certo risentimento o animosità. La quarta regola è “dormirci sopra”. Nel primo caso, allo scopo di applicare le prime tre regole, il mattino dopo. Nel secondo, per decidere, il mattino dopo, che magari è meglio non inviare, scrivere diversamente, o telefonare. Ci sono persino dei programmi di posta che hanno la funzionalità di “aspettare a inviare”, nel caso ci si penta di aver inviato per errore, o d’impeto.

Conclusioni

Questa quarta lezione conclude il mini-corso. Tante cose per brevità sono rimaste fuori. Spero però che sia “rimasta dentro” l’idea che la mail può essere un supporto (o, a volte, un ostacolo) alla coltivazione della comunità. Fu l’e-mail ad aggregare, negli anni ‘80, quei gruppi di persone che furono definiti “comunità virtuali” (Howard Rheingold, 1993). Oggi sappiamo (o dovremmo sapere) che non basta essere “connessi” per essere comunità.

Per questo ho tralasciato le questioni più tecniche e ho dato indicazioni che riguardano, soprattutto, la nostra relazione con i destinatari. Se volete approfondire qualche tema (per esempio, ma non solo, accorgimenti per la sicurezza, usare bene gli allegati, la “netiquette”, i gruppi di indirizzi), scrivetemi nei commenti.

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6 commenti su “LEZIONI – e-mail e comunità – 4

  1. Agostino Rivarola il said:

    Caro Riccardo, un grande grazie per queste lezioni così precise e, salvo in qualche passaggio con linguaggio tecnico, così facili da capire anche per uno come me che non ha specifiche capacità nell’uso di strumenti come questo.
    Posso comunque dirti che, di norma, la maggior parte dei tuoi suggerimenti e delle tue indicazioni le seguo (come ad esempio rileggere il testo, apportare opportune modifiche, correggere la punteggiatura…), con l’intento di farmi meglio capire da chi riceverà il mio scritto. Grazie, Professore!!!

    • Utente Liguria il said:

      Ciao Agostino,

      Grazie del commento. Dimmi però i passaggi difficili, e li spiegherò con parole più semplici.

      Riccardo

  2. UtenteLiguria il said:

    Grazie Riccardo. Tutto chiarissimo. Bisogna solo allenarsi bene mettendo tutto in pratica.
    Sebastiano

  3. Pino Serpico il said:

    Grazie Riccardo del tuo “lavoro”.
    Mi pare importante il tuo sottolineare di leggere e rileggere quanto si scrive e di fare attenzione alla riservatezza. Mi pare che questi aspetti tendiamo a sottovalutarli, magari per la fretta.

    Cari saluti
    Pino

  4. Utente Liguria il said:

    Un semplice commento: per lavoro ho fatto e ricevuto migliaia di email ma non mi sono mai soffermato e riflettuto sugli aspetti che hai trattato con sensibilità e competenza nel tuo lavoro. Grazie di tutto. Sono diventato più saggio. Francesco

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