Di Riccardo Poggi (Per tutte le Lezioni CliccaQui)
Terza parte: dove – A: Cc: Ccn:
Eccoci a parlare di quello che ho chiamato il “dove”, ossia dei campi “A”, “Cc”, “Ccn”.
Ancora una volta i cinque punti:
Chi: chi scrive il messaggio: è il campo «Da», dove compare il nostro indirizzo mail
Dove: a chi deve andare il messaggio (sono i campi: «A», «Cc», «Ccn» che trovate nel programma di posta)
Perché: il titolo del messaggio, che dovrebbe spiegare in poche parole il motivo dell’invio: è il campo «Oggetto», che dobbiamo compilare.
Cosa: il contenuto del messaggio.
Quando: la data del messaggio, inserita automaticamente dal programma di posta.
Il campo “A:” (“To” in inglese)
Qui (sembra banale) occorre inserire l’indirizzo del destinatario. Di solito lo si preleva dalla rubrica che tutti i programmi di mail hanno. Se è un indirizzo nuovo, occorre inserirlo a mano. Attenzione allora a scriverlo correttamente. Ricevo tante e-mail da persone che hanno scritto in modo errato l’indirizzo di un mio omonimo: magari mettendo un punto invece di un trattino, o dimenticando un numero.
Se l’indirizzo non è corretto, la vostra mail non raggiungerà la persona desiderata, e magari andrà a qualcun altro.
Attenzione anche ai programmi che suggeriscono autiomaticamente l’indirizzo dopo che avete inserito qualche carattere: non è detto che il primo suggerimento sia quello buono.
Quindi: inserite bene l’indirizzo. E rileggetelo ancora una volta prima di spedire (questo vale naturalmente anche per i campi Cc e Ccn che vedremo tra poco).
I destinatari possono essere più d’uno, ricordate di separarli con la virgola se li inserite a mano.
Il campo “Cc” (stessa sigla in italiano e inglese)
Cc sta per “Carbon copy”. Chi non è troppo giovane, sa cosa è la carta carbone, il sottile foglio di carta inchiostrata che si usava (quando la scrittura a mano
era ancora diffusa, ed esisteva ancora la “macchina da scrivere”) per ottenere una seconda copia del proprio scritto.
Quindi Cc è “come se fosse” una copia, da mandare ad altre persone che non sono i primi destinatari. Viene definita in italiano “copia per conoscenza”.
La regola è che chi riceve la mail attraverso il campo “A” è direttamente interessato e dovrebbe rispondere (ne parliamo tra poco). Chi la riceve in “Cc” può rispondere, se ha qualcosa di significativo da dire.
Normalmente questo campo è importante nella corrispondenza d’ufficio, dove è buona norma (se l’argomento è di un certo rilievo) mettere in “Cc” il responsabile diretto della persona a cui scriviamo, specie se diverso dal nostro capo.
Viceversa, potrebbe essere scortese mettere in “Cc” il responsabile del collega, se abbiamo da risolvere un dissidio, o da rimarcare qualche cosa al collega: inserire il responsabile potrebbe metterlo seriamente a disagio (ma meglio sarebbe tentare di chiarirsi a voce, quando si può).
Infine, cerchiamo di mettere in “Cc” soltanto chi davvero deve essere a conoscenza, per limitare il già forte sovraccarico delle caselle.
Il campo “Ccn” (Bcc in inglese)
Ccn sta per copia conoscenza nascosta (Bcc, blind carbon copy in inglese).
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Questo campo ha due scopi principali.
Il primo, per il quale è nato, è far conoscere la mail che si sta inviando a qualcuno, senza farlo sapere agli altri (quelli che sono in “A” o “Cc”).
Il secondo è gestire alcuni problemi e rischi che si hanno nell’invio di mail a un gran numero di indirizzi, e precisamente:
- evitare di far precedere, nella lettura del messaggio, il contenuto da una lunga sfilza di nomi
- non divulgare tutti gli indirizzi a persone che magari neppure si conoscono tra loro (e non è detto che Tizio voglia far conoscere il proprio indirizzo a Caio)
- non facilitare lo spam e la diffusione di virus
- evitare che un inopportuno “Rispondi a tutti” invada le caselle di posta dei malcapitati che sono nella lista.
Vediamo il primo caso. Si usa molto in ufficio, con criterio e parsimonia, in quei casi in cui è opportuno che una persona sia informata di una mail, ma non è opportuno che il primo destinatario sia informato di questa consegna “nascosta”.
Esempio 1: una persona scrive a una persona esterna alla azienda (fornitore, cliente) che ha trattato direttamente con lui, ma vuol mettere a conoscenza di questo un paio di colleghi, che però alla riunione non hanno partecipato: aggiungere i nomi creerebbe solo confusione, tanto più che l’esterno neppure li conosce.
Esempio 2: effettivamente Tizio (mentre fa una osservazione a Sempronio) vuol far sapere al proprio capo Caio che c’è un problema con Sempronio. Non lo fa per mettere in cattiva luce Sempronio, ma per far sapere a Caio che una certa situazione non è ancora risolta. Non sarebbe, viceversa, molto corretto nei confronti di Sempronio mettere in Ccn Domitilla, la responsabile di Sempronio.
A scanso di rischi (di errore) un altro sistema per informare, senza dover usare Ccn, è prima inviare la mail ai destinatari “In chiaro”, e soltanto dopo fare un inoltro alla persona che doveva essere in Ccn.
Vediamo il secondo caso. Questo caso è noto ad alcuni lettori che devono inviare notizie a molte persone assieme.
Mettendo tutti in Ccn ciascuno vedrà nella mail che riceve: Ccn seguito soltanto dal proprio nome.
C’è purtroppo chi persiste nel mettere 50-100 indirizzi nel campo “A:” o nel campo “Cc”.
Non si insisterà mai abbastanza sulla necessità di utilizzare la “Ccn”.
Alcune osservazioni
- Alcuni programmi di posta, nella finestra di composizione del messaggio, non mostrano direttamente il campo Ccn, ma occorre premere un bottone per farlo comparire. (Se avete bisogno di aiuto, scrivetemi nei commenti). Nella figura vedete l’esempio della finestra di scrittura di Gmail. Occorre premere la scritta Ccn a destra per far comparire il campo.
- Quando inviate a molti indirizzi, anche in “Ccn”; può accadere che il vostro programma vi blocchi perché impone dei limiti nel numero di indirizzi che si possono inserire in un solo invio (per evitare l’uso a scopo di spam). Dovrete suddividere la lista in blocchi.
- Per i messaggi di gruppo esistono anche altri sistemi, come i gruppi di destinatari, o le mailing list, che qui, per il momento, non trattiamo.
L’uso di “Rispondi” e “Rispondi a tutti”
Abbiamo già parlato dell’oggetto nelle risposte. Ora parliamo dei destinatari.
I programmi di posta permettono di rispondere a una mail con il tasto “Rispondi” (“Reply” in inglese).
Questo tasto crea una mail utilizzando l’indirizzo di provenienza nel campo “A” e lasciando vuoti “Cc” e “Ccn”.
Come abbiamo visto, il sistema inserisce l’Oggetto originale, preceduto però dai caratteri “Re:” (o simili).
Un altro tasto comodo è “Rispondi a tutti” (“Reply to all”). Questo creerà la mail come “Rispondi”, ma metterà nel campo “A” sia l’indirizzo di provenienza sia tutti gli indirizzi che erano nei campi “A” e “Cc” della mail che ci è arrivata. Attenzione: saranno tutti nel campo “A”, non importa dove erano prima. È molto comodo ma va usato con attenzione.
Prima regola: è giusto rispondere a tutti se il contenuto della risposta continua ad essere di interesse di tutti: sarebbe scorretto lasciare fuori uno o più nominativi.
Ma se rispondiamo su un dettaglio, o chiediamo un chiarimento di cui solo una persona è competente, evitiamo di sommergere tutti con messaggi di poca importanza.
Seconda regola: ci sono messaggi aziendali inviati a gruppi anche molto grandi di persone (in questi casi non si usa Bcc perché c’è un solo indirizzo di gruppo, ad esempio “Tutti nella Sede di Genova”), in questi casi non si deve usare “Rispondi a tutti”.
Esempio: messaggio “Informazione sulle ferie 2017”, inviato dalle Risorse Umane a 1500 persone. Se rispondo per chiedere chiarimenti sulle mie ferie, dovrò usare “Rispondi”, non “Rispondi a tutti”, altrimenti tutti i 1499 colleghi riceveranno una mail perfettamente inutile.
Se rispondo a una mail inviata a un gruppo di persone con una battuta (destinata soltanto a quello che ha spedito), attenzione al “Rispondi a tutti”. Ricordo il caso di una persona che inviò (con “Rispondi a tutti”) una battuta un po’ salace e personale a un alto dirigente (suo amico). In questo caso “tutti” era l’intero personale del gruppo di aziende! Cinque minuti dopo arrivava un circostanziato messaggio di scuse.
Appendice
Visto che lo avevo promesso… Smombie è lo “SMartphone zOMBIE”, la persona che gironzola senza guardare dove va, con lo smartphone in mano, costituendo un pericolo per sé e per gli altri (lo zombie è il morto vivente, creatura leggendaria, tipica dei generi horror e fantasy). La parola smombie è stata inventata in Germania.
Per ridurre gli incidenti (anche tra pedoni e pedoni) in alcune città sono state introdotte sui marciapiedi corsie dedicate a chi cammina con lo smartphone in mano.
Grazie Riki, queste lezioni sono preziose per me come penso per tanti!