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LEZIONI – e-mail e comunità -2

Di Riccardo Poggi

Seconda parte: perché – l’”oggetto”

Come abbiamo detto nella prima lezione, anche la mail, come un buon articolo di giornale, deve dire chiaramente il “perché”.

Ricordiamo i cinque punti:

Chi: chi scrive il messaggio: è il campo «Da», dove compare il nostro indirizzo mail

Dove: a chi deve andare il messaggio (sono i campi: «A», «Cc», «Ccn» che trovate nel programma di posta)

Perché: il titolo del messaggio, che dovrebbe spiegare in poche parole il motivo dell’invio: è il campo «Oggetto», che dobbiamo compilare.

Cosa: il contenuto del messaggio.

Quando: la data del messaggio, inserita automaticamente dal programma di posta.

Il campo “Oggetto” (Subject in inglese)

L’“Oggetto” è quel testo che si vede quando si apre il proprio programma di posta alla ricerca dei nuovi messaggi.

Nell’immagine vedete un programma di posta, dove in alto è presente una mail dal titolo “Nuovo articolo sul sito focolare Liguria”, assieme ad altri messaggi mail meno importanti.

EsempioMail

Come vedete dall’immagine, nella casella appaiono messaggi di vario genere. Uno è un annuncio meteo, gli altri sono messaggi commerciali.

Solo il primo è quello che mi interessa, e – avendo un buon “oggetto” – posso decidere di leggerlo subito.

Capite perciò facilmente che scrivere un buon “oggetto” è importante. Chi guarda la propria casella di posta può decidere immediatamente cosa leggere subito, cosa saltare per dopo e cosa mandare subito nel cestino.

Se invece l’oggetto è poco chiaro, non avrete l’attenzione del vostro “lettore”, e la vostra mail potrebbe anche andare perduta.

Pensate quindi all’oggetto come a una “presentazione” del vostro messaggio e-mail.

Per scriverlo, immaginate di rispondere a questa domanda del vostro ipotetico lettore: “Di cosa vuoi parlarmi?”: poche parole, che in breve dicano il perché della mail.

Non troppo poche: “Incontro” può essere troppo poco; “Incontro di giovedì 10-nov alle 18” è molto meglio. Non troppe, per non confondere, e perché l’attenzione si concentri su quelle poche.

Questo è importante – inoltre – perché molti aprono la postaEsempioAndroid sullo smartphone, che spesso mostra un avviso sopra lo schermo, con l’ultimo o gli ultimi due-tre messaggi, come nella figura qui a lato.

Se il tempo è poco sul PC, ancor meno sullo smartphone, che si guarda anche per strada (attenzione a non fare gli Smombie!”) o sul bus (non in auto, però!!!): e se l’oggetto è chiaro, sarà chiaro anche se devo aprire subito la mail, o aspettare dopo.

Un caso limite: c’è chi per comodità (per conservare la lista indirizzi a cui spedisce) inoltra sempre la stessa mail, con lo stesso oggetto, che ormai non ha nulla a che fare col contenuto. Chi legge è spiazzato, perché aprendo il messaggio trova tutt’altro.

Un caso estremo, che si sta verificando: qualcuno continua a inviare mail con l’Oggetto “Fwd: Delivery Status Notification”. Cosa vorrà dire? Questa – per chi non lo sapesse – è un’indicazione di errore del sistema di posta, per un messaggio non ricevuto;  la persona che lo usa forse lo ha trovato nella propria mail, e continua ad utilizzarlo, anche se non ha proprio alcun senso per chi legge.

Un caso antipatico: nessun oggetto. Per pigrizia o fretta capita di non scrivere l’oggetto. Di solito il programma di posta ci avverte, ma non ci blocca. E chi riceve non ha idea di cosa troverà dentro il messaggio. Non è buona educazione.

Per parlare “focolarino”, nessuno di questi tre casi è “farsi uno”. Scrivere un buon “Oggetto”, invece, lo è.

L’oggetto nelle risposte

Quando rispondiamo a una mail usiamo il tasto “Rispondi”. In questo caso l’”Oggetto” è compilato in automatico dal programma di posta, con l’aggiunta di un “Re:”, oppure “R:”, che significa “Risposta”. È una comodità, perché si risparmia tempo, e in più il programma di posta collega tutti i messaggi con un unico “oggetto” (a parte il “Re”), in un’unica catena; come un flusso di discorso.

Attenzione però: se cambiamo discorso, dobbiamo cambiare anche “Oggetto”. Anzi – ancor meglio – “mail nuova per discorso nuovo” (ma ci ritorneremo).

L’oggetto automatico per gli allegati

Una comodità che si può utilizzare per inviare un documento o una foto o altro, è cliccare col tasto destro sul file da inviare, dalla cartella del proprio PC con Windows.

In questo caso Windows mostra l’opzione “Invia a”, con una serie di possibilità tra cui “Destinatario posta”.

In tal caso l’oggetto è compilato in automatico, con un testo del tipo:

“Invio per posta elettronica” seguito dal nome del file. Anche il contenuto è compilato in automatico.

Il mio suggerimento in questi casi è di modificare l’oggetto, a meno che il nome del file allegato non sia davvero auto-esplicativo.

Prossimamente parleremo del “Dove”, ossia dei destinatari.

PS se qualcuno non sa o non trova chi sonoSmombie gli “Smombie”, lo dica nei commenti, e lo spiego la prossima volta, ma qui avete un suggerimento (foto di Anja Pietsch licenza Creative Commons )

 

11 Risposte a “LEZIONI – e-mail e comunità -2”

  1. Ottimo Riccardo, ed esauriente … con ciliegina sulla torta: gli ‘smombie’ che non conoscevo 🙂 🙂

  2. Come ci insegna il Teacher Riccardo, ritengo il campo OGGETTO fondamentale.

    Io, anche x via del Sito, ricevo moltissime mail. Non posso leggerle tutte e certe le rimando a dopo, che potrebbe anche essere…dopo qualche giorno.

    Quindi mi baso sul contenuto di OGGETTO: da questo capisco se devo leggerla subito, eliminarla, o lasciarla appunto per…dopo..

    Quindi va da sé che il CONTENUTO della mail deve essere coerente con OGGETTO. Se oggetto è Mele dentro non posso parlare di Pere o Carote o Carne o di tutte queste cose insieme.

    Spesso, quando devo Inoltrare una mail con oggetto sballato prima lo correggo. Penso che Riccardo direbbe che in linguaggio “focolarino” questo è voler bene a chi la riceve..
    Oscar

  3. Grazie 1000 Riccardo.
    Io utilizzo il campo oggetto , in azienda, per achiviarmi le richieste di ferie o per crearmi formule. In effetti questo campo è spesso mal usato. Presterò anch’io più attenzione
    Inoltre, io penso sarebbe importante tu ci parlassi:
    1) del galateo delle e-mail (netiquette);
    2) dell’ abuso dell’invio in copia per conoscenza.
    3) degli indirizzi in chiaro che ancora, purtroppo, circolano.

    Cari saluti
    Pino Serpico

    1. Ciao Pino,

      Per i punti 2 e 3 ci sarà tutto nella prossima puntata.
      Per la netiquette vedremo se il capo redattore mi darà spazio più avanti!

  4. Grazie, Riki, questa iniziativa sembra banale, ma banale non è. Tutti abbiamo da imparare, anche dalle cose più semplici.
    Attendo fiducioso ulteriori puntate (fondamentale quella dei destinatari, spero che parli anche delle mailing list e come organizzarle)

    1. Ciao Pilly,
      Lascerei la parte più tecnica (per la quale occorre un po’ di dettaglio, data la varietà di strumenti disponibili per la mail, tra cui i diversi sistemi per creare le mailing list) per eventuali puntate successive. Dalle ultime notizie pare che il caporedattore (nonché, credo, direttore del sito) sia diventato favorevole a una piccola continuazione.
      Quello che mi preme di più qui, con queste piccole indicazioni, è di suggerire un’idea della mail come strumento di supporto alla comunità, evitando che diventi ostacolo, o dissolvimento di essa.

  5. Grazie Riccardo,è molto utile questa lezione perché ci aiuta ad essere sintetici ,chiari e amabili con chi vogliamo comunicare.
    Quindi: oggetto chiaro e non mettere troppe notizie in una sola email è la cosa buona da fare.
    Le parole straniere , per chi non sa le lingue, creano problema di comprensione, basterebbe tradurle in italiano e così si impara.
    Betty

    1. Grazie Betty.

      Anche le “troppe notizie” saranno trattate in una prossima puntata (la quarta).

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